Wacht niet tot kantoren open zijn.
Stel uw vraag per email. Krijg antwoord per email.
Maak een afspraak voor mondeling contact.

Eenvoudig weten hoe het zit.

Administratie en belastingen.

Voor welk boekhoudpakket moet ik kiezen?

Dat hangt volledig af van omvang en complexiteit van uw organisatie. Toch is de keuze vermoedelijk eenvoudiger dan het lijkt.

In Nederland is 60% van de werkgelegenheid binnen bedrijven uit het MKB, bedrijven met minder dan vijftig werknemers. Er worden dus extreem veel meer boekhoudingen gevoerd door kleine bedrijven dan door grote bedrijven. De kans is klein dat uw organisatie zo groot is dat u een complexe boekhouding moet voeren.

Denkbaar is dat u een complex product verkoopt, waar uw boekhouding op ingesteld moet zijn. Als u dat denkt, huurt u mij eens een dagje in om grondig te kijken of het niet veel eenvoudiger kan dan u dacht. Misschien is dat heel rendabel, want meestal blijkt het allemaal niet zo ingewikkeld - als je voldoende kennis hebt van boekhouden en van actuele wettelijke eisen. Zelfs uitgebreide rapportages zijn vaak best mogelijk met een eenvoudig boekhoudpakket.

Kostenplaats, kostendrager, projectadministratie

Soms zijn rapportages naar kostenplaats, kostendrager of project wenselijk. Er zijn principiŽle verschillen tussen die drie soorten rapportages, maar technisch gezien is het onderscheid kunstmatig. Als een softwarepakket een van de drie mogelijkheden aanbiedt is deze te gebruiken voor ieder wenselijk doel: bij verschillende prijzen kiest u dus gewoon voor de goedkoopste. Tenzij u indruk wilt maken bij iemand anders natuurlijk, wat ook een functionele reden kan zijn. Krijgt u het gewenste inzicht ook door een simpele ingreep in het schema van grootboekrekeningen? Bedenk dat iedere extra dimensie die u toevoegt aan de cijfers uit uw boekhouding altijd extra geld kost, zelfs al was het maar de extra tijd om een extra nummer op te zoeken en in te toetsen. Wat vaak vergeten wordt: iedere extra informatie in uw boekhouding geeft extra kans op fouten - er moet dus extra worden gecontroleerd, en extra gecorrigeerd. Het duurste onderdeel van uw boekhouding is de tijd van een accountant of boekhouder die voldoende kennis heeft om te beoordelen wat wel en niet fout is. Vereenvoudigen wat verantwoord is bespaart u dus geld.

Facturatie

Veel complexiteit zit in de facturatie. Laat ik u nu eens een geheimpje vertellen: dat is vrijwel altijd het eenvoudigst op te lossen met een spreadsheet zoals Excel. Alle adresgegevens en zelfs standaard producten kunt u, compleet met prijzen, oproepen door een enkele code (zoals het debiteurennummer en of het factuurnummer) in te tikken. Zo flexibel als de vormgeving van uw factuur uit een spreadsheet is, krijgt u hem met geen enkel boekhoudpakket. Met een uurtje werk heb ik dat zo voor u opgezet. En toch zijn er goede redenen om te kiezen voor een officieel pakket: helpt niet u met een druk op een knop uw hele factuursysteem om zeep.

Pas op voor pakketten waarbij coderingen voor de boekhouding uitsluitend kunnen worden gecorrigeerd door de hele factuur opnieuw aan te maken - helemaal fout. Ook belangrijk is dat iedere (afzonderlijke) factuur achteraf opnieuw kan worden afgedrukt zonder dat dit aan uw administratie te zien is. Standaard van iedere factuur een PDF bewaren is een goede oplossing (die kunt u eenvoudig emailen aan uw klant).

Koppelingen tussen verschillende pakketten of modules lijken vaak erg prettig. Maar wat doe je als een koppeling onvoorziene consequenties heeft? Natuurlijk los ik problemen graag op, dat is mijn vak, maar met minder kennis kan het een enorme toestand worden.

Online pakketten

Ooit was ik systeembeheerder. Zo zag ik al vroeg de voordelen van online boekhouden. Al in 2000 werkte ik met een online pakket. We zijn nu vele jaren verder, met als gevolg dat ik met verschillende online boekhoudpakketten gewerkt heb (bijvoorbeeld Asperion, Boekbank 7x24, Exact , Kleisteen, Reeleezee en Twinfield).
Oorspronkelijk had ik vooral technische redenen om te kiezen voor online software: bij online software worden problemen rond benodigde capaciteit (van interne geheugen) opgelost door de fabrikant; met de op de PC geÔnstalleerde software was het goedkoper om iedere twee jaar een nieuwe computer aan te schaffen dan de PC voortdurend schoonmaken.
Al gauw werkte ik samen met klanten in hun administratie, waarbij zij de boekingen deden en ik per email ondersteunde. Die eerste periode was heel leerzaam. Met Exact Online heb ik tot nu toe de beste ervaringen.

© Jeroen van Rossum, 10 oktober 2006 (update 29 april 2015).

 

 

ENOTEAM
Administraties

Amerikalaan 545
3526 VX  UTRECHT

030 - 293 92 29

info@enoteam.nl

HR 30111747