ENOTEAM Administraties is gespecialiseerd in boekhouden via het internet. Dus niet wachten tot kantoren open zijn. U stelt uw vraag per email en krijgt antwoord per email. Voor mondeling contact maakt u een afspraak. Zwaartepunt ligt bij boekhoudkundig en fiscaal advies. Loonberekeningen maken, loonaangiften en aangiften BTW horen er bij.

Onze klanten vertellen ons hoe blij ze zijn met de zekerheid dat alle papieren die ze van de belastingdienst krijgen nu worden ingevuld, zonder dat ze er nachtmerries over hoeven te hebben. Als vaste klant heeft u een contactpersoon, die u kan helpen met de oplossing van iedere voor uw bedrijf relevante vraag.

Voor welk boekhoudpakket moet ik kiezen?

Dat hangt volledig af van omvang en complexiteit van uw organisatie. Toch is de keuze vermoedelijk eenvoudiger dan het lijkt.

In Nederland wordt 60% van de werkgelegenheid gevormd door banen binnen bedrijven uit het MKB, bedrijven met minder dan vijftig werknemers. Er worden dus extreem veel meer boekhoudingen gevoerd door kleine bedrijven dan door grote bedrijven. Gemakshalve doe ik even of iedere organisatie die een boekhouding moet voeren een bedrijf is - dat is een keuze die ik kan onderbouwen met economische theorieën, maar daar zal ik u hier en nu niet mee vermoeien. De kans is in ieder geval heel erg klein dat de omvang van uw organisatie zo groot is dat u een complexe boekhouding moet voeren.

Denkbaar is dat uw bedrijf een complex product verkoopt, waar uw boekhouding op ingesteld moet zijn. Als u denkt dat dit het geval is dan moet u mij eens een dagje inhuren om grondig te kijken of het niet veel eenvoudiger kan dan u dacht. Dat zou wel eens heel rendabel kunnen zijn, want meestal blijkt het allemaal niet zo ingewikkeld - als je voldoende kennis hebt van boekhouden en van actuele wettelijke eisen. Zelfs als u uitgebreide rapportages wilt hebben, is het vaak best mogelijk met enkele kunstgrepen binnen een eenvoudig boekhoudpakket.

Een rapportage die soms gewenst wordt is die naar kostenplaats, kostendrager of project. Er zijn verschillen tussen die drie soorten rapportages, maar in wezen is het onderscheid kunstmatig. Als een softwarepakket een van de drie mogelijkheden aanbiedt is deze te gebruiken voor ieder wenselijk doel, bij verschillende prijzen kiest u dus gewoon voor de goedkoopste. Tenzij u indruk wilt maken bij iemand anders natuurlijk, maar ik adviseer u om zich dan af te vragen of dat een functionele reden is. Mogelijk krijgt u het gewenste inzicht ook door een simpele ingreep in het schema van grootboekrekeningen? Realiseert u zich ook dat de extra dimensie die u toevoegt aan de cijfers uit uw boekhouding altijd extra geld kost, zelfs al was het maar de extra tijd die nodig is om een extra nummer in te toetsen. Dat dit extra nummer ook weer regelmatig opgezocht moet worden spreekt voor zich, maar dat vreet wel tijd. En wat vaak vergeten wordt kost nog veel meer: ieder extra stukje informatie dat u in uw boekhouding wilt vastleggen geeft extra kans op fouten - er moet dus extra worden gecontroleerd, en extra gecorrigeerd. Het duurste onderdeel van uw boekhouding is de tijd van een accountant of boekhouder die voldoende kennis heeft om te beoordelen wat wel en niet fout is.

Veel complexiteit zit in de facturatie. Laat ik u nu eens een geheimpje vertellen: dat is vrijwel altijd het eenvoudigst op te lossen met een spreadsheet zoals Excel. Alle adresgegevens en zelfs standaard producten kunt u, compleet met prijzen, oproepen door een enkele code (zoals het debiteurennummer en of het factuurnummer) in te tikken. Zo flexibel als de vormgeving van uw factuur uit een spreadsheet is, krijgt u hem met geen enkel boekhoudpakket. De kosten die gemaakt moeten worden om een goede spreadsheet te ontwerpen zijn niet hoger dan de kosten die gemaakt moeten worden om de factuurmodule van een boekhoudpakket in te richten, de kosten van onderhoud zijn vergelijkbaar, en u bespaart dus de aanschaf- en abonnementskosten van de fabrikant. En toch mag u best kiezen voor een pakket dat ook factuurtjes aanmaakt. Goede redenen kunnen zijn dat u nadat het pakket eenmaal is ingericht niet meer wilt hoeven nadenken over factuurnummers, of dat u bang bent dat u met een druk op een knop uw hele factuursysteem om zeep helpt. Algemeen advies: zorg er voor dat u altijd in staat bent om achteraf iedere (afzonderlijke) factuur opnieuw af te drukken, zonder dat dit aan uw administratie te zien is; het standaard bewaren van een PDF van iedere factuur is een goede oplossing (met als voordeel dat u die PDF eenvoudig kunt emailen aan uw klant).

De voordelen van koppelingen tussen verschillende pakketten of modules zag ik duidelijker in toen ik nog niet zo veel ervaring had met het oplossen van de ellende die het gevolg is van onvoorziene consequenties.

Omdat ik ook systeembeheerder ben geweest (wat eerlijk gezegd vooral leiding geven was aan een groep systeembeheerders) zag ik al vroeg de voordelen van online boekhouden. Al in 2000 werkte ik met een online pakket. We zijn nu vele jaren verder, met als gevolg dat ik met verschillende online boekhoudpakketten ervaring heb. Lager op deze pagina noem ik er een paar.
Oorspronkelijk had ik vooral technische redenen om te kiezen voor online software: aan mijn klanten was niet uit te leggen waarom het met de op hun eigen PC geïnstalleerde software eigenlijk het goedkoopste was om iedere twee jaar een nieuwe computer aan te schaffen; bij online software worden problemen rond benodigde capaciteit opgelost door de fabrikant.
Al gauw werkte ik samen met klanten in hun administratie, waarbij zij de boekingen deden en ik hun per email ondersteunde. Die eerste periode is een hele leerzame geweest.

© Jeroen van Rossum, 10 oktober 2006 (update 10 maart 2009).

pakket	basisabonnement	meerprijs factureren		opmerkingen
Asperion	37,50	[j]  12,50		grafische interfaces kosten veel responstijd.
Boekbank 7x24	[j]  24,92	[j]  24,92		eenvoudig uiterlijk.
Exact Online	29,00	15,00		grote organisatie die zich pas in 2006 op online heeft gestort.
Kleisteen	14,50	10,00		eenvoudig uiterlijk.
Reeleezee	24,95	14,95		bij eerste gebruik te downloaden grafische interfaces nemen groot deel in beslag van tijdelijke internetbestanden.
Twinfield	75,00	inbegrepen		additionele beveiligingssoftware dient geïnstalleerd te worden voorafgaand aan eerste gebruik.

[j] = betaling bij aanvang van het kalenderjaar twaalf keer genoemd bedrag, in plaats van de voor andere pakketten geldende maandelijkse betaling.

ENOTEAM
Administraties

Amerikalaan 545
3526 VX  UTRECHT

030 - 293 92 29